Utilisez GQueues pour gérer vos listes de tâches
S’il y a bien une application qui est devenue indispensable dans mon quotidien c’est GQueues.
Cette application web vous permet de gérer vos listes de tâches.
Une de plus me direz-vous, cependant c’est la seule que j’ai trouvé qui répond parfaitement à mes besoins.
Je vous propose de faire le tour du propriétaire ensemble.
Pourquoi un gestionnaire de tâches ?
J’ai remarqué une chose.
Lorsque j’ai une idée en tête, surtout si celle-ci me semble avoir du potentiel, alors je suis rapidement bloqué sur celle-ci.
Je vais y penser encore et toujours sous la douche, quand je me réveille la nuit ou lorsque je marche dans la rue.
La seule solution pour éviter de cette « obsession » est de sortir cette idée de ma tête.
Comment je fais ça ?
Je l’écris quelque part.
Si j’ai pas mal de choses à noter (nouvelle idée de projet) alors je prends mon cahier, un stylo et je gribouille toute une page.
Si c’est une simple idée liée à un projet, j’ouvre GQueues et j’ajoute cette idée à la liste concernée.
Je vous assure que tout noter dans un système fiable (fiable = un système où votre cerveau sait qu’il va retrouver l’information facilement le moment venu) permet littéralement de se vider la tête en quelques minutes.
Prenez le temps de faire l’exercice régulièrement et je peux vous assurer que vous dormirez bien mieux.
De plus, vous avez ainsi la certitude de pouvoir retrouver cette idée rapidement en cas de besoin et ainsi évaluer avec plus de recul le potentiel de celle-ci.
GQueues m’a permis de mettre en place ce système fiable grâce à ses nombreuses fonctionnalités.
Tour d’horizon.
Note : GQueues n’est pas une société liée à Google, mais ils sont complémentaires et s’intègrent parfaitement à un grand nombre de leurs services (Gmail, Calendar, Google Drive). Il est d’ailleurs nécessaire d’avoir un compte Google pour pouvoir se connecter à GQueues.
Les principales fonctionnalités de GQueues
Applications mobiles
Nous ne sommes pas toujours à proximité de notre ordinateur lorsque la bonne idée se pointe.
C’est même d’ailleurs bien souvent le contraire.
C’est lorsque vous vous éloignez de votre poste de travail que vous devenez le plus créatif et que certaines solutions apparaissent « comme par magie ».
C’est pourquoi le fait de pouvoir noter ses idées dans l’application mobile est bien pratique. Pas besoin d’être connecté. Votre liste de tâche « en ligne » se mettra à jour lors de la prochaine synchronisation.
Partage et travail collaboratif
Vous avez l’opportunité de travailler en équipe et de pouvoir assigner des tâches à certains collaborateurs ou partenaires.
Le partage se fait en deux clics et vous pouvez ensuite garder un œil sur l’évolution de celle-ci.
Intégration avec Google Calendar et rappels
Si vous le souhaitez, vous pouvez synchroniser l’ensemble de vos tâches GQueues avec votre agenda Google.
Ainsi, dès que vous attribuerez une date sur une tâche alors celle-ci sera visible dans votre agenda.
L’inverse est aussi vrai. Si vous modifiez une information dans votre calendrier alors elle sera mise à jour directement dans votre liste GQueues.
Qui dit date, dit rappel.
Vous avez donc aussi l’opportunité de définir un rappel par SMS, email ou pop-up x minutes, heures ou jours avant l’échéance de votre tâche.
Organisation de vos tâches
Enfin, chaque tâche peut avoir plusieurs caractéristiques qui facilitent grandement la gestion de celles-ci.
Répéter certaines tâches
Elles peuvent être récurrentes et se répéter selon des critères que vous définissez librement :
- Tous les jours (pratique lorsque l’on se lance le défi d’écrire un article par jour durant 30 jours)
- Du lundi au vendredi (pratique lorsque certaines tâches non essentielles n’ont pas besoin d’être faites le week-end)
- Le x du mois (pratique lorsqu’il ne faut pas oublier de faire un virement mensuel – dont la somme varie chaque mois – sinon on est pas trop bête et on planifie le virement en question avec sa banque ^^ )
- Le 4eme vendredi du mois (pratique pour les encombrants – penser à mettre un rappel 24h00 avant)
- Une fois tous les 3 mois (pratique pour penser à faire sa déclaration semestrielle d’autoentrepreneur)
- Une fois par an (pratique pour les anniversaires)
Bref vous l’avez compris, les combinaisons semblent sans fin et jusqu'à présent j’ai toujours trouvé une solution pour planifier correctement une tâche.
Diviser vos tâches
Certaines tâches sont plus conséquentes que d’autres. Il est alors intéressant de pouvoir détailler de façon plus fine les étapes de la réalisation de celles-ci.
Pas de problèmes, vous pouvez créer autant de sous-tâches que nécessaire. Vous pouvez même créer des sous-tâches sur une sous-tâche.
De quoi y voir plus clair sur les étapes de votre projet.
Taguer vos tâches
Chaque tâche peut se voir attribuer un ou plusieurs tags.
Ensuite vous pourrez filtrer vos tâches sur les tags en question pour les identifier en un clic.
Je m’arrête là, mais pour en savoir plus sur l’ensemble des fonctionnalités de GQueues, venez jeter un œil ici.
Il y en a pas mal qui sont bien sympas, mais que je n’utilise pas, car je n’en ai pas le besoin (ajout de tâches depuis Gmail, extension Chrome, raccourcis clavier, mettre une pièce jointe dans une tâche, commenter la tâche…)
Comment j’utilise GQueues ?
Quand on y pense (et après avoir pris le temps de faire un tour assez complet de leur site pour cet article) je n’utilise pas GQueues de façon très poussée.
Toutefois l’utilisation que j’en fais répond parfaitement à mes besoins alors pourquoi chercher à me compliquer la tâche (héhé ^^)
Chaque jour, GQueues est le premier site sur lequel je me connecte (oui oui avant les mails ! Essayez, vous verrez que vous gagnerez grandement en efficacité !).
Je tombe alors directement sur les tâches que j’ai à réaliser pour la journée et j’attaque sans top me poser de question.
Comment ce miracle se produit ?
My Queues
Les Queues sont les listes de tâches.
J’en ai une par projet / site / autre.
Mes listes de tâches
Vous pouvez voir que je me suis fait :
- Des listes généralistes (Rédaction et Tâches récurrentes)
- Une liste pour le gros projet en cours (Refonte MS – ce blog)
- Plusieurs listes pour mes différents sites.
- Des listes variées de choses que je ne souhaite pas oublier (plutôt vie perso)
Ces listes contiennent des tâches avec ou sans date.
Dans mon système, une tâche qui n’a pas de date attribuée est souvent moins importante et peut être réalisée sous 2 jours ou jamais … ça n’est pas vital pour le projet en question. Tout est une question de priorité.
J’utilise beaucoup le fait de dater certaines tâches, car cela me permet ensuite de les filtrer comme je le souhaite dans les Smart Queues.
Les Smart Queues
Comme son nom l’indique, les Smart Queues sont des listes de tâches « intelligentes ».
En fait ce sont des filtres qui vont s’appliquer aux tâches qui sont dans vos listes standards.
Mes listes de tâches intelligentes
Comme j’utilise les dates pour mes tâches prioritaires ou récurrentes alors cela me permet de voir en un clic :
- Mes tâches en retard
- Mes tâches du jour
- Les tâches prévues pour le lendemain
- Les tâches prévues pour l’ensemble de la semaine
- Les tâches prévues pour la semaine suivante
De quoi être efficace en toute circonstance dès que j’accède au site.
Là encore, pour programmer ces listes vous pouvez laisser libre cours à votre imagination (ou votre organisation plutôt).
N'afficher que les tâches du jour
Comme vous le voyez, vous pouvez filtrer par date, par liste de tâche ou même par tag si vous décidez de les utiliser.
Afficher les tâches en retard
Enfin, une fois que vous avez défini vos Smart Queues vous pouvez gagner encore un clic en définissant l’une d’entre elles comme celle à afficher par défaut.
Définir une liste par défaut
Bien sûr vous pouvez aussi le faire sur une liste standard.
Très agréable à utiliser au quotidien
Je terminerais cette présentation sur le fait que l’application est toute en Ajax ce qui permet de réaliser la plupart des actions sans avoir à recharger la page.
Vous pouvez déplacer vos tâches d’une liste à l’autre ou les réorganiser en les déplaçant à la souris.
Bref, vous l’avez compris c’est fluide et agréable à utiliser.
Ajoutez à cela un design plutôt minimaliste et vous avez sous la main un outil efficace qui facilite grandement la vie.
Le seul reproche qu’on pourrait lui faire est de n’être qu’en anglais, mais bon une fois que l’on a pris ses repères alors on ne s’en aperçoit même plus.
Aller plus loin : GTD dans GQueues
Pour ceux qui veulent aller plus loin dans leur utilisation de GQueues, je vous propose de regarder la vidéo ci-dessous qui vous permet de voir comment utiliser GQueues selon les principes de la méthode Get Things Done de David Allen.
J’ai lu le bouquin et je trouve qu’appliquer la méthode à la lettre est assez lourdingue, mais il est clair qu’il y a de bonnes choses à prendre et que cela a contribué à mon organisation actuelle.
À vous de voir et de vous faire votre propre avis.
Voilà, vous savez tout (ou presque ^^) sur GQueues. Vous connaissiez avant cette présentation ?
Qu’en pensez-vous ? Comment vous organisez-vous de votre côté ?
J’attends vos commentaires :)
PS : En me relisant, je réalise que je n’ai pas parlé du prix.
Il y a donc une version gratuite de l’application qui vous permet déjà de valider que le fonctionnement de l’application réponde à vos besoins.
Pour ma part je suis sur la version payante à 25$ par an. Une somme modique que je paie avec le sourire tellement je suis satisfait ;)
En savoir plus sur leur tarif et les fonctionnalités liées.
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